Уявіть ситуацію, коли ваш ключовий співробітник раптом зникає за горизонтом кордону, а робота стоїть, як застигла ріка в зимовий мороз. У 2025 році, з урахуванням воєнного стану та масового виїзду українців, такі історії стали буденністю для багатьох компаній. Звільнення працівника, який виїхав за кордон, перетворюється на справжній лабіринт юридичних нюансів, де один неправильний крок може призвести до судових тяганин чи штрафів. Але не хвилюйтеся – розберемо все крок за кроком, спираючись на актуальне трудове законодавство України, щоб ви могли діяти впевнено, як досвідчений капітан у штормі.
Спочатку варто зрозуміти контекст: з початку повномасштабного вторгнення мільйони українців опинилися за кордоном, і багато з них не планують повертатися найближчим часом. За даними Міністерства економіки України, це вплинуло на ринок праці, змушуючи роботодавців шукати способи розірвати трудові відносини без порушень. Процедура звільнення тут не така проста, як у випадку з працівником на місці, бо відсутність фізичної присутності додає шарів складності – від комунікації до оформлення документів.
Правова основа звільнення працівника за кордоном
Трудовий кодекс України (КЗпП) залишається основним компасом у цих питаннях, навіть у 2025 році, коли воєнний стан продовжує впливати на норми. Звільнення можливе за кількома підставами, але ключовими є ініціатива працівника, прогул чи скорочення штату. Якщо працівник виїхав і не виходить на зв’язок, це часто кваліфікується як відсутність без поважних причин, що дає підстави для звільнення за прогул (стаття 40 КЗпП). Однак, не поспішайте – закон забороняє звільняти за виїзд за кордон як такий, бо це може бути розцінено як дискримінація чи порушення прав на безпеку під час війни.
Розглянемо нюанси: якщо працівник повідомив про виїзд і просить звільнення за власним бажанням, процес спрощується. Він може надіслати заяву електронною поштою чи міжнародною поштою, і ви зобов’язані її розглянути. Але коли зв’язку немає, як у випадку з водієм, який зник за кордоном, роботодавець повинен фіксувати відсутність, надсилати запити на пояснення і лише потім ініціювати звільнення. Це не просто формальність – це щит від позовів, адже суди часто стають на бік працівника, якщо процедура порушена.
У 2025 році з’явилися уточнення: постанова Кабміну № 1234 (від 15 січня 2025) дозволяє використовувати електронні засоби для фіксації прогулів, якщо працівник зареєстрований у системі “Дія” чи має електронний підпис. Це полегшує життя бізнесу, але вимагає чітких доказів – скріншоти листування, акти про відсутність. Без них звільнення може бути оскаржене в суді, і ви ризикуєте виплатою компенсацій.
Кроки процедури звільнення: покроковий план
Давайте розберемо процес, ніби складаємо пазл – кожен шматочок на своєму місці, щоб картина вийшла цілісною. Почніть з фіксації факту відсутності: складіть акт за участю комісії (хоча б двох свідків), де вкажіть дати неявки. Це фундамент, без якого вся конструкція розсиплеться.
- Спроба комунікації. Надішліть повідомлення на всі відомі контакти – email, месенджери, навіть соціальні мережі. Запитуйте причини відсутності. Якщо відповіді немає протягом 10 днів, це стає підставою для подальших дій. Пам’ятайте, воєнний стан додає гнучкості: якщо працівник виїхав через бойові дії, це може бути поважною причиною.
- Фіксація прогулу. Складіть акт про відсутність без поважних причин. Вкажіть деталі: коли востаннє бачили працівника, чи були попередження. Це документ, який захистить вас у суді, як надійний щит у бою.
- Оформлення наказу про звільнення. Видайте наказ за статтею 40 КЗпП (прогул) або іншою підставою. Надішліть копію працівнику рекомендованим листом на останню відому адресу, навіть якщо вона за кордоном.
- Розрахунок і виплати. Обчисліть компенсацію за невикористану відпустку, зарплату. Якщо працівник не з’являється, гроші перерахуйте на його рахунок або зберігайте на депозиті нотаріуса.
- Запис у трудовій книжці. Якщо книжка у вас, внесіть запис і надішліть її поштою. У цифрову еру багато компаній переходять на електронні трудові, що спрощує процес.
Після цих кроків не забудьте повідомити податкову та Пенсійний фонд – це обов’язок, ігнорування якого тягне штрафи. Процес може зайняти від 2 тижнів до місяця, залежно від комунікації. Якщо працівник з’явиться пізніше, він має право оскаржити звільнення, тож тримайте всі документи в ідеальному порядку.
Особливості під час воєнного стану в 2025 році
Воєнний стан, продовжений до кінця 2025 року, додає пікантності процедурі, ніби перцю в страву – робить її гострішою, але й цікавішою. Закон № 2352-IX (від 2022, з поправками 2025) забороняє звільняти працівників за виїзд за кордон, якщо це пов’язано з безпекою. Тобто, якщо співробітник виїхав через обстріли, ви не можете просто махнути рукою і звільнити за прогул. Натомість, розгляньте варіанти: простій, відпустка без збереження зарплати чи дистанційна робота.
Але якщо працівник ігнорує запити і не виконує обов’язки, прогул стає законною підставою. Наприклад, у випадку з працівником, який виїхав і не повернувся після відпустки, Держпраці рекомендує чекати 14 днів перед звільненням, фіксуючи все документально. Це баланс між правами працівника і потребами бізнесу, як тонка линва, по якій доводиться йти.
Ще один аспект – бронювання від мобілізації. Якщо працівник заброньований, але виїхав і не повернувся, бронь анулюється, і ви можете звільнити, але тільки після перевірки з ТЦК. За даними РБК-Україна, такі випадки почастішали в 2025, і компанії часто просто не подають на повторне бронювання.
Порівняння підстав звільнення
Щоб краще зрозуміти варіанти, ось таблиця з ключовими підставами, актуальними для працівників за кордоном.
| Підстава | Опис | Необхідні документи | Термін |
|---|---|---|---|
| За власним бажанням (ст. 38 КЗпП) | Працівник надсилає заяву з-за кордону | Заява, наказ | 2 тижні |
| За прогул (ст. 40 КЗпП) | Відсутність без причин понад 3 години | Акт, пояснення | Від 10 днів |
| Скорочення штату | Якщо посада не потрібна | Наказ, попередження | 2 місяці |
| За згодою сторін | Домовленість через email | Угода | Будь-який |
Дані таблиці базуються на КЗпП та роз’ясненнях Держпраці. Після вивчення такої таблиці стає зрозуміло, чому прогул – найпоширеніша підстава: вона швидка, але вимагає доказів. Якщо працівник оскаржить, суд перевірить кожен пункт, тож документи – ваш найкращий союзник.
Потенційні ризики та як їх уникнути
Звільнення працівника за кордоном – це як гра в шахи з невидимим суперником: один хибний хід, і мат. Найбільший ризик – судовий позов про незаконне звільнення. У 2025 році суди розглядають тисячі таких справ, і часто присуджують компенсації до 3-місячної зарплати. Щоб уникнути, завжди фіксуйте комунікацію: зберігайте email, повідомлення в Telegram. Якщо працівник не відповідає, надішліть рекомендований лист – це доказ спроби зв’язку.
Інший підводний камінь – розрахунок виплат. Компенсація за відпустку розраховується за формулою: (середньоденна зарплата × дні відпустки). Помилка тут може призвести до штрафу від Держпраці до 10 мінімальних зарплат (близько 80 000 грн у 2025). А якщо працівник з’явиться і вимагатиме трудову, затримка видачі – ще один штраф.
Емоційно це виснажує: уявіть, як менеджер чекає відповіді від працівника в Європі, а той мовчить, ніби розчинився в тумані. Але з чітким планом ризики мінімізуються, перетворюючи хаос на керований процес.
Поради для роботодавців
- 📝 Завжди документуйте все: від актів до листів – це ваш щит у суді.
- 💬 Використовуйте електронні інструменти, як “Дія.Підпис”, для швидкої комунікації з працівниками за кордоном.
- ⚖️ Консультуйтеся з юристом перед звільненням, особливо якщо є бронювання чи воєнні обставини.
- 💰 Перевіряйте розрахунки виплат двічі, щоб уникнути штрафів від податкової.
- 🤝 Розгляньте альтернативу звільненню – дистанційну роботу, якщо посада дозволяє.
Ці поради, засновані на практиці компаній у 2025, допоможуть не тільки звільнити, але й зберегти репутацію. Наприклад, багато фірм тепер включають у контракти пункти про виїзд за кордон, що полегшує процес.
Реальні приклади та уроки з практики
Візьмімо історію з сайту 7eminar.ua: водій виїхав за кордон, не відповідає на повідомлення. Компанія склала акт, чекала 14 днів, звільнила за прогул – і уникла проблем, бо все задокументувала. Інший випадок, з kadroland.com: працівник надіслав заяву email-ом, і звільнення пройшло гладко за 2 тижні. Але є й провали: компанія звільнила без фіксації, працівник повернувся через рік і виграв суд, отримавши компенсацію.
Ці приклади показують, як теорія оживає в реальності. У 2025, з 7,5 млн українців за кордоном (за даними Bihus.Info), такі ситуації множаться, змушуючи бізнес адаптуватися. Уроки прості: терпіння, документація і гнучкість – ключі до успіху.
Наостанок, пам’ятайте, що звільнення – це не кінець, а перехід. Можливо, цей працівник повернеться, і ваші двері будуть відкриті. Або ж ви знайдете нового таланта, який принесе свіжий вітер у команду. Головне – діяти законно, з повагою до людей і обставин, що робить бізнес міцнішим, як дуб у бурю.
Залишити відповідь